「RPA（Robotic Process Automation）を導入すれば、業務が劇的に楽になる」という期待が高まる一方で、「結局、何ができるのか」「自社の業務に本当に適用できるのか」といった疑問や不安を抱える経営者やIT担当者の方は多いのではないでしょうか。
RPAは、特にリソースが限られた中小企業にとって、人手不足の解消や生産性向上を実現する強力な手段となります。
しかし、効果を最大限に引き出すには、RPAのできることと、できないことを正しく理解することが不可欠です。
本記事では、RPAの基本概念から、具体的な適用可能業務、そして適用してはいけない業務の特徴を専門的な視点から徹底的に解説します。
記事を読むことで、RPA導入の合理的な判断を下し、明確な指針を得られるでしょう。
記事監修者
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RPAとは？まず押さえておきたい基礎
RPAは、業務効率化や生産性向上を実現するためのデジタル技術の代表格です。
RPAがどのような技術であり、AIやマクロといった類似技術とどこが異なるのか、その基礎知識を分かりやすく解説します。
RPAの基本概念
RPAとは、Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）の略称であり、パソコン上で行われる定型的な事務作業を、ソフトウェアロボットが自動で代行する技術を指します。
RPAを導入する理由は、ヒューマンエラーの削減と作業時間の短縮による生産性の向上を目指すためです。
RPAは、人間がパソコンで行うマウス操作、キーボード入力、データ転記といった一連の手順を記憶し、正確に再現することを得意としています。
具体的には、人が行っていたルーチンワークをロボットに任せることで、24時間365日の連続稼働が可能となり、社員はより付加価値の高いコア業務に集中できるようになるのです。
RPAは、大規模なシステム開発を伴わず、比較的短期間かつ低コストで導入できるため、中小企業にも普及しています。
RPAとAI・マクロ・Botの違い
RPAと混同されやすい技術として、AI（人工知能）やマクロ、Botがあります。しかし、それぞれには明確な違いがあるのです。
| 技術 | 特徴・得意分野 | 自動化の範囲 | 判断能力 |
| RPA | 定型業務の自動化。ルールに従い高速・正確に実行する | 複数のアプリやシステムを横断できる | 基本的にない（ルール通りに動く） |
| AI | 非定型業務への対応。データから学習・予測する | データの分析や判断が必要な領域 | あり（自ら学習・判断する） |
| マクロ | 特定のアプリ内での操作の自動化 | 単一のアプリ内（Excel内など）に限定 | ない |
| Bot | チャット対応など、特定のタスクの自動化 | 特定の限定的なタスク | ない（設定された応答など） |
RPAは「定型業務の自動化」に特化している点が他の技術と異なります。RPAは、決められたルールに基づいて動くため、自ら学習したり判断したりする能力は基本的にありません。
一方、AIはデータから学習し、予測や判断を行う非定型業務に対応できる点が特徴です。また、マクロは特定のアプリケーション内での操作を自動化しますが、RPAは複数のアプリケーションやシステムを横断して操作できます。
そして、Botは主にチャット対応など特定のタスクを自動化しますが、RPAはより複雑で多岐にわたる業務プロセス全体を自動化できるのです。RPAの最大の強みは、「ルール化された手順を高速かつ正確に実行する能力」に集約されます。
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RPAでできること
RPAは「人間的な判断が不要で、繰り返しの多い作業」に最も適しています。以下がRPAでできることのまとめです。
- 定型業務・ルールが決まっている作業
- 繰り返しが多いルーチンワーク
- 大量データの処理・転記・集計
- メール配信・レポート作成などの定常タスク
RPAに向いている業務に適用することで、作業品質の向上と人件費の削減という二重の効果が期待できます。
定型業務・ルールが決まっている作業
RPAが最も得意とするのは、作業手順が標準化されており、イレギュラーな判断を伴わない定型業務です。
理由は、RPAが「人間が定義したルール」に厳密に従って動作するソフトウェアロボットだからです。
もし作業手順があいまいだったり、担当者によってやり方が異なったりする場合、RPA化は困難になります。
RPA化を検討する際は、まずその業務の手順書が明確に存在するか、あるいは手順を明確に定義できるかを確認してください。
例えば、毎朝決まった時間にシステムにログインし、特定のデータを抽出するような作業は、定型業務の典型例と言えます。手順を完璧にルール化することが、RPA導入成功の鍵となります。
繰り返しが多いルーチンワーク
頻繁に発生し、繰り返しの作業負荷が高いルーチンワークも、RPAの導入効果が非常に高く現れる業務です。
RPAは疲れを知らず、ヒューマンエラーなく同じ作業を何度でも実行できるからです。
もし社員が毎日数時間かけて行っている売上データを集計システムに転記する作業や、在庫状況のチェック作業があれば、その業務をRPAに代行させることができます。社員はその時間を顧客対応や企画業務といった、より創造的な仕事に充てられるようになります。
単純作業の繰り返しから社員を解放することで、組織全体の生産性向上につながります。
大量データの処理・転記・集計
総務省の『自治体におけるRPA導入のガイドブック』によれば、システム間で大量のデータを移動・加工する作業は、RPAの処理能力が最大限に活かされる領域とされています。
人間が手作業で行う場合、データ量が多ければ多いほど、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーのリスクが格段に高まるのです。
しかし、RPAは事前に定義されたルールに従って処理を行うため、ミスなく正確に大量のデータを高速で処理できます。
例えば、複数のエクセルファイルからデータを集約して基幹システムへ登録する作業や、システムから抽出したデータを加工・集計する作業などにおいて、RPAは高い効果を発揮します。
RPAは正確性とスピードが求められるデータ処理において、人手による処理を大きく上回るパフォーマンスを発揮し、作業品質の保証と処理時間の短縮に大きく貢献します。
メール配信・レポート作成などの定常タスク
特定のタイミングで決まった相手に、同じ内容を送信・作成する定常的なタスクも、RPAによる自動化に適しています。
具体例としては、取引先や顧客への定期的なメールマガジンの一斉配信、毎大量データの処理、あるいは社内向けの週次レポートの決まったフォーマットへの転記などが挙げられます。
メール配信やレポート作成のようなタスクは、手作業で行うと担当者の業務負荷の偏りや作業忘れの原因となりますが、RPAに任せることで、業務の標準化と平準化が実現可能です。
担当者は、ロボットが生成したレポートの内容分析や、メールの開封率向上施策の検討など、より高度な業務に注力できるようになります。
RPAでできないこと
RPAは万能なツールではありません。RPAの導入効果を最大化するためには、RPAができないこと、つまり「人が行うべき業務」を明確に理解しておくことが重要です。
RPAができない業務に無理に導入を試みると、かえってシステムが不安定になり、運用コストが増大するリスクがあります。
- 人の判断・創造性が必要な業務
- 例外が多くルール化できない業務
- 頻繁に仕様変更が発生する業務
人の判断・創造性が必要な業務
RPAは、決められたルールに従って作業を忠実に実行することは得意ですが、自ら判断し、新しい価値を創造できません。
なぜなら、RPAはAIのような「学習能力」や「複雑な状況判断能力」を備えていないからです。
具体的には、顧客の状況や心理を読み取って行う高度なクレーム対応が挙げられます。また、市場トレンドの分析による新商品の企画・立案や、法的な解釈を伴う契約業務などもこれに該当します。
RPA導入の際は、「判断」を伴う工程は必ず人間のチェックや承認を挟む設計にしましょう。
例外が多くルール化できない業務
イレギュラーなケースや突発的な事象が多く発生し、その都度対応が変わる業務も、RPAには向いていません。
RPAは、ルールが明確に定義されているからこそ能力を発揮できます。そのため、例外処理が多い業務では、その都度設定を変更する手間が発生し、運用負荷が極端に高くなってしまいます。
例えば、取引先ごとに異なるフォーマットの帳票が送られてくる業務や、常に複数のパターンでシステムエラーが発生する可能性のある業務などが該当します。
もし、RPA化を検討する業務に例外が多い場合は、まず業務フローを標準化・簡素化し、例外発生の頻度を下げることが重要です。ルール化できるか否かが、RPA適用の是非を分ける大きな判断基準となります。
頻繁に仕様変更が発生する業務
RPAが操作するアプリケーションやシステムの仕様が頻繁に変わる業務は、RPAの安定稼働を妨げる原因となるため、不向きです。
RPAは、画面上の特定のボタンの位置や表示内容を記憶して動作します。そのため、操作対象のシステムで仕様変更があると、ロボットが意図した操作を行えず停止してしまいます。
例えば、Webサイトのレイアウトが頻繁に更新される情報収集業務や、提供元が頻繁にバージョンアップを行うクラウドサービスを操作する業務などが該当します。
ロボットが停止するたびに、設定を修正・メンテナンスする工数が発生し、自動化によるメリットを上回る手間がかかってしまうのです。
仕様変更が多い業務については、RPA化ではなく手作業を選択した方が結果的に効率的なケースもあります。
RPAでできる具体的な業務
実際に中小企業の様々な部署でRPAがどのような活躍をしているのかを具体的な事例で解説します。
バックオフィス全般（データ入力・帳票作成・照合作業）
バックオフィス業務は、定型的で大量のデータ処理が集中する部門であるため、RPAの最大の活躍の場となります。
具体的な例を挙げると、紙で届いた請求書の内容をOCR（光学的文字認識技術）と連携させ、データ化して会計システムに自動入力する作業が可能です。
また、複数のデータベース間での顧客情報の定期的な照合作業や、社内フォーマットへの帳票作成もRPAが行えます。
結果、データ入力ミスのリスクを大幅に低減し、月末月初に集中しがちな業務負荷を軽減することが可能です。
社員は、本来のコア業務である経営分析のサポートなどに時間を使えるようになります。
人事・総務（勤怠集計、従業員データ更新）
人事・総務部門においても、RPAは勤怠管理や従業員情報の更新といった、煩雑なルーチンワークの自動化に有効です。
人事・総務の業務は、法令遵守が求められる一方で、入力・集計作業が多いという特徴があります。
RPAの具体的な適用例としては、各部署から送られてくる勤怠データを集計システムに自動で取り込み、残業時間の上限チェックを自動で行う作業があります。
また、新入社員の入社時や従業員の異動・昇進時に発生する各種システムへのデータ更新（メールアドレスや役職名の変更など）もRPAが正確に実行できるのです。
個人情報を取り扱う業務をRPAが代行することで、入力ミスや情報漏洩のリスクを抑えつつ、総務担当者の管理業務を大幅に効率化できます。
経理・財務（請求書発行、売上集計、入金確認）
経理・財務部門は、期日が厳格に決まっているため、RPA導入によるミスの防止と納期遵守のメリットが特に大きい部門です。
具体的には、毎月の請求書データをシステムから抽出・整形してPDF送付する作業や、各拠点から届く売上データを自動集計して日報を作成する作業などが自動化できます。
銀行の入金データと売上データを照合し、未入金の取引先を自動で抽出する作業もRPAが得意とする業務の一つです。手作業では業務負荷の大きい月末月初の繁忙期でも、RPAなら24時間稼働で迅速に処理できます。
毎月の定型業務を迅速かつ正確に処理することで、経理担当者が資金繰りの分析や経営層への報告資料作成といった、より専門的な業務に集中できる環境を整えられるでしょう。
営業・マーケティング（リスト作成、競合調査、メール配信）
営業・マーケティング部門では、情報収集やデータ管理といった定型作業はRPA化の対象となります。
RPAはあらかじめ定義したルールに基づき、Webサイトからの見込み客リストの自動収集や、競合他社の価格やサービス内容の定期的なWeb巡回調査を自動化できます。
また、CRM（顧客関係管理）システムに登録された顧客の属性に基づき、キャンペーン案内やフォローメールなどの定型文を自動で一斉送信する作業も可能です。
手間のかかる業務をRPAで自動化することで、営業担当者は商談や顧客フォローといった本来注力すべき活動に時間を割けるようになります。
情報収集や配信といった煩雑な作業時間を削減し、営業活動の質の向上を図れることが、RPA導入の大きなメリットとなります。
受発注・在庫管理（発注処理、在庫照会、納品書作成）
商品の受発注や在庫管理業務は、企業のサプライチェーンの根幹に関わるため、RPAによるスピードと正確性の確保が重要です。
受注業務においては、取引先からメールやFAXで送られてきた注文情報を読み取り、基幹システムへの登録から納品書の自動作成・発行までを一気通貫で行うことが可能です。
RPAが受発注を自動化することで、人手による入力ミスや納期遅延のリスクを大幅に低減します。一方、発注業務においても、在庫が一定数を下回った際に自動で発注処理を行うアラートや、顧客からの在庫照会に対して最新情報を自動で返す作業も実現可能です。
特に、在庫管理においては、RPAがリアルタイムに近いデータを処理でき、欠品による機会損失を防ぎ、過剰在庫によるコスト増を抑制することに役立ちます。
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どこまでRPA化すべきか
RPAを導入する際、「どこまで自動化すれば最も効果的か」という線引きは、中小企業にとって最も重要な経営判断の一つです。
RPA化の範囲を決定する上で考慮すべき、4つの重要な評価基準を解説します。
- 投資対効果（ROI）が見込めるか
- 例外対応の割合はどれくらいか
- 属人性が高すぎないか
- 業務フローが整理されているか
基準に基づいて現状を評価することで、無駄な投資を避け、持続可能なRPA運用体制を構築できます。
投資対効果（ROI）が見込めるか
RPA化の範囲を決定する上で、投資対効果（ROI：Return On Investment）の明確な試算は不可欠です。
RPAを導入・運用するためのコスト（ライセンス料、設定・メンテナンス費用など）が、削減できる人件費やエラーコストといった利益を上回るかどうかを計算すべきです。
例えば、月間10時間の作業を削減できても、そのロボットの月額費用が人件費を上回る場合は、ROIが見込めません。
ただし、判断基準は「コスト」だけではありません。ミスがなくなることによる「品質向上」や「社会的信用の獲得」、さらには社員がより生産性の高い業務に注力できるといった定性的な効果も、重要なROIの一部です。
定量面と定性面を総合的に判断し、ROIがプラスになる見込みのある業務に絞ってRPA化を進めることが、経営判断として最も合理的です。
例外対応の割合はどれくらいか
RPA化を検討している業務において、例外処理が発生する頻度を評価することは非常に重要となります。
例外対応の割合が高い業務は、RPA化の投資対効果が下がるため、自動化の範囲から除外すべきです。目安として、業務の8割以上がルール通りに処理できる場合、残りの例外を人が対応する設計（ハイブリッド運用）は有効です。
一方、例外が全体の3割、4割にも及ぶ場合は、例外処理のロジックが複雑になり、ロボットの開発・メンテナンス費用が大幅に増加するリスクがあります。
事前に業務フローを分析し、例外処理を極力減らすための業務改善を行った上で、RPA化の是非を再検討することが、効率的な進め方となります。
属人性が高すぎないか
担当者しか手順を理解していない「属人性の高い業務」は、そのままRPA化してはいけません。
手順が曖昧なままではロボットに正確な指示が出せず、担当者の異動や退職時にブラックボックス化し、運用が停止するリスクがあるからです。
RPA化を進める際は、まず業務手順を詳細なドキュメントとして記録し、複数の担当者でも同じ手順で実行できる状態にしてください。
標準化のプロセスこそが、DX推進におけるナレッジの共有という点で非常に大きな価値を生み出します。属人性が高いままRPAを導入しても、「人に代わる不安定なロボット」を導入するだけになってしまいます。
業務フローが整理されているか
RPAを適用する前に「業務フロー自体が最適化されているか」を評価することは必須条件です。
非効率な業務フローのままRPAを導入しても、「非効率な作業を高速で実行するロボット」ができるだけであり、真の効率化には繋がらないからです。
RPA導入の検討と同時に、現行の業務フロー（As-Is）を可視化し、ムダな工程や重複している作業がないかを徹底的に洗い出してください。
そして、最も理想的な業務フロー（To-Be）を設計し、その新しいフローにRPAを適用するべきです。
RPAは業務改善のツールであり、業務改革（BPR：ビジネスプロセス・リエンジニアリング）の視点を持って取り組むことが、導入効果を最大化する合理的な手順となります。
よくある質問（FAQ）｜RPAでできること・できないことまとめ
Q1. RPAを導入すると決めた後、最初に具体的に何を準備し、誰に相談すれば良いでしょうか？
A1. まずは「RPA推進の担当者」を決め、全社的な視点で「自動化したい業務リスト」を作成することから始めましょう。
- 担当者の決定: IT部門か業務部門かを問わず、RPA導入に熱意のある社員を担当者に任命し、RPAで「何ができるか」「何を目指すか」を社内に説明し、理解を得ることが重要です。
- 自動化対象業務の選定: 現場の社員から「面倒な作業」「ミスが多い作業」をヒアリングし、自動化対象のリストを作ります。
- ツールのトライアル: リストアップした業務を元に、いくつかのRPAツールの情報を収集し、自動化対象業務に適切なRPAツールに決定します。
または、RPA導入支援サービスへ相談することです。弊社では、お客様のご予算に応じた最適なRPAツールをご提案・導入支援しております、まずはお気軽にご相談ください。
Q2. 多くのRPAツールがある中で、自社に最適なツールはどう選べばいいですか？
A2. 自社の「利用目的」と「ITリテラシー」に合わせ、「機能」「価格」「サポート体制」のバランスを見て選定すべきです。
RPAツールには、大規模な業務に耐える高機能なものから、個人のPCで簡単に使える安価なものまで様々あります。
特に中小企業においては、IT担当者だけでなく、業務部門の社員自身が簡単なロボットを作成・修正できる使いやすさが重要です。
また、導入後に技術的な質問やトラブルが発生した際に、日本語でのサポートが充実しているかも重要な判断基準となります。自社の業務に適合する機能と継続利用できる費用体系を総合的に評価することが大切です。
まずは無料版やトライアル版を使って、社内担当者が直感的に操作できるかを確認してください。
Q3. ロボットの管理・運用はIT部門と業務部門のどちらが担うべきですか？
A3. ロボットの「作成・日常管理」は業務部門が、「基盤の整備・技術サポート」はIT部門が担う「協働体制」が理想です。
業務フローを熟知している現場（業務部門）が主導してロボットを作成・修正することで、実態に即した的確な自動化が可能になります。
一方、IT部門は、セキュリティ管理、RPAツールのライセンス管理、サーバーといった技術基盤の整備、そして複雑なエラー発生時の技術サポートに徹することが合理的です。
両部門が協力し合う体制（CoE：Center of Excellence）を構築することが、RPAを全社的に拡大させるための必須条件となります。
Q4. ライセンス費用以外に継続的にかかる費用はありますか？
A4. ライセンス費用以外に主に「保守・運用人件費」「インフラ費用」「教育コスト」が発生します。
特に見落としがちなのが、ロボットの保守・運用にかかる人件費です。操作対象のシステムが更新されたり、業務手順が変わったりするたびに、ロボットの修正作業（メンテナンス）が必要になります。
また、ロボットを安定稼働させるためのサーバー代や、新しいロボットを作成するための社員の継続的な学習コストも、ROI計算に含めるべきです。
運用フェーズのトータルコストを見積もることが、正しい投資判断に繋がります。
Q5. 請求書などフォーマットが少し異なる書類は、RPA単体で自動化できますか？
A5. RPA単体では困難ですが、「OCR（光学的文字認識）技術」やAIと組み合わせることで対応の幅が大きく広がります。
RPAはルールベースで動くため、フォーマットが少しでも異なると正確なデータ抽出ができません。
取引先ごとに異なる請求書などの非定型書類を自動化するには、手書きや印字のゆらぎを認識し、データをテキスト化するOCR技術や、AIによるデータ抽出をRPAの前段に組み込むことが必要です。
RPAは、OCRやAIが抽出した「標準化されたテキストデータ」を、他のシステムに転記する最終的な作業実行役として機能します。
高度な自動化を目指す場合は、周辺技術との連携が不可欠です。
Q6. RPAロボットは人のアカウント情報を使ってシステムを操作しますが、セキュリティ上のリスクはどのように管理すべきですか？
A6. ロボットが利用するID/パスワードは、「ロボット専用アカウント」として分離し、厳格なアクセス権限とログ管理によってセキュリティリスクを最小化する必要があります。
RPAロボットに担当者の個人アカウントを使わせることは、権限の逸脱や責任の所在の不明確化につながり、大きなセキュリティリスクとなります。
- 専用アカウントの作成: ロボット専用のIDを発行し、必要なシステム以外へのアクセス権限は付与しないように設定するのです。
- パスワード管理: パスワードはRPAツール内の機能などで暗号化して管理し、担当者が直接知ることができないように徹底します。
- 操作ログの監視: ロボットによる操作はすべてログとして記録し、「どのロボットが」「いつ」「何を」実行したかを追跡できる体制をIT部門を中心に構築することが必須です。
RPA導入は、効率化だけでなく、セキュリティに関する共通ルール（ガバナンス）の構築もセットで考える必要があります。
Q7. 業務手順書はどの程度の粒度で作成すればRPA化が可能になりますか？
A7. 「誰が」「いつ」「何を」「どこで」「どうする」の五つの要素が、画面上の操作レベルで正確に記録されている粒度が必要です。
手順書は、初めてその業務を行う人が手順書を見ただけで完全に再現できるレベルが必要です。
具体的には、「どのシステムにログインし」「どのボタンを押し」「どのフィールドに何を入力し」「何秒待つか」といった、画面上の操作をすべてキャプチャ画像付きで記録する粒度が求められます。
RPAは、人間のように文脈を読んで推測する能力を持たないため、業務手順は極めて詳細かつ明確でなければなりません。
詳細なドキュメント作成自体が、業務フローのムダを見つけるための優れた分析プロセスにもなります。
Q8. 一部の業務で成功した後、全社にRPAを拡大する際の注意点は何ですか？
A8. 全社的な「共通ルール」と「中央管理体制」を構築し、ロボットの「野良化」を防ぐことが最重要です。
部門単位の成功をそのまま広げると、管理者のいないロボット（野良ロボット）が増殖し、トラブルの原因になります。
全社展開する際には、まず「RPAの利用ルール」「セキュリティ基準」「ロボットの命名規則」といった共通ガバナンスを策定してください。
また、部門ごとのロボットを一元管理するための「中央管理サーバー」の導入も検討すべきです。「中央管理サーバー」を導入することで、ロボットの動作状況やエラー発生を一箇所で監視できるようになり、属人化を防ぎつつ、安定した運用が可能となります。
まとめ｜RPAのできること・できないことのまとめ
本記事では、RPAの基本概念から、RPAでできること・できないこと、そしてRPA化の範囲を決定するための4つの判断基準を詳しく解説しました。
改めて、重要なポイントを振り返ります。
RPAでできること
- 定型業務・ルールが決まっている作業
- 繰り返しが多いルーチンワーク
- 大量データの処理・転記・集計
- メール配信・レポート作成などの定常タスク
RPAでできないこと
- 人の判断・創造性が必要な業務
- 例外が多くルール化できない業務
- 頻繁に仕様変更が発生する業務
RPAでできる具体的な業務
- バックオフィス全般（データ入力・帳票作成・照合作業）
- 人事・総務（勤怠集計、従業員データ更新）
- 経理・財務（請求書発行、売上集計、入金確認）
- 営業・マーケティング（リスト作成、競合調査、メール配信）
- 受発注・在庫管理（発注処理、在庫照会、納品書作成）
RPAは、特に中小企業のバックオフィス業務における人手不足の解消と生産性の向上に極めて有効なツールです。
成功の鍵は、RPAを「万能な解決策」と捉えるのではなく、「定型業務の自動化に特化したツール」として正しく位置づけ、ROIが見込める業務に限定して適用することにあります。
また、導入前に業務フローの整理や標準化といった「人の手による準備」を徹底することも、失敗を避ける上で不可欠となります。
以上の知識を基に、貴社の業務の中からRPAが最も活躍できる領域を見極め、効率的かつ戦略的なRPA導入をぜひ始めてみてください。
「どの業務から手をつけるべきか迷っている」「自社に最適なツールがわからない」といったお悩みがあれば、ぜひ一度弊社へご相談ください。貴社の業務フローの整理からROIの算出まで、専門のコンサルタントが導入成功に向けてトータルでサポートいたします。
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