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中小企業の経営者やIT担当者の皆様、日々の業務に追われながら「デジタル化」という言葉にプレッシャーを感じていませんでしょうか。

「周りは進んでいるのに自社は手つかずだ」「どこから手を付ければいいかわからない」という焦りは、多くの企業が抱える共通の悩みです。

しかし、無策のまま放置すれば、時代の変化に取り残されるだけでなく、経営そのものが危うくなるリスクすらあります。本記事では、デジタル化に「ついていけない」と感じる根本原因を解き明かし、中小企業だからこそ実践できる、低コストかつ効果的な対策を解説します。

中小企業がデジタル化についていけないと倒産リスクも？今すぐ対応すべき理由

世の中のデジタル化の波は、単なる流行ではなく、企業の生存競争そのものになりつつあります。

多くの経営者が「うちはまだ大丈夫」と考えがちですが、現状維持は後退と同義です。

なぜなら、競合他社がデジタル化によってコストを削減し、顧客サービスを向上させている間に、アナログな手法に固執する企業は相対的に競争力を失っていくからです。

ここでは、なぜ今すぐにデジタル化への対応が必要なのか、切実な理由を掘り下げていきます。

人手不足倒産を防ぐ唯一の手段は「デジタル武装」

日本国内の労働人口が減少の一途をたどる中、中小企業における人手不足は深刻さを増しています。

人を採用しようにも応募が来ない、あるいは採用コストが高騰して手が出ないという状況は、今後さらに悪化すると予測されます。

このような環境下で企業が生き残るためには、限られた人員で従来以上の成果を上げる「生産性の向上」が不可欠です。

実際、中小企業庁が発表した「2024年版中小企業白書」でも、DXの導入目的として「人件費の削減（30.3%）」が上位に挙がっており、人手不足やコスト高への対抗策としてデジタル化が選ばれている現状が浮き彫りになっています。

例えば、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を導入し、データ入力などの単純作業をロボットに任せるとします。

そうすれば、社員は人間にしかできない付加価値の高い業務に集中でき、増員せずとも業務量を維持・拡大できる状態をつくれるのです。デジタル武装は、人手不足による倒産を防ぐための最強の防波堤となります。

また、RPAは何ができるかできないか等、詳しく確認したい方は、こちらの記事を併せてご覧ください。

関連記事：【徹底解説】RPAとは？できること・できないことのまとめ！ – ビュルガーコンサルティング株式会社

大企業よりも有利？「小回りの利く組織」こそデジタル化は成功する

「デジタル化は大企業がやるもので、中小企業にはハードルが高い」と思い込んでいませんでしょうか。

実は、意思決定のスピードが速い中小企業こそ、デジタル化の恩恵を最大限に享受できる有利な立場にあります。

大企業では新しいツールを一つ導入するにも、幾重もの承認プロセスや部門間の調整が必要となり、実行までに長い時間を要します。

一方、中小企業であれば、経営者の「やろう」という一声で即座にプロジェクトを始動できるのです。

現場の課題をダイレクトに吸い上げ、小さな改善をスピーディーに繰り返すことが可能です。

実際に、デジタル施策の成果を十分に出せるプロジェクトは全体のおよそ半数弱と言われており、失敗を恐れずに試行錯誤できる環境が重要になります。

小回りの利く組織体制を活かし、まずは特定の業務から小さくデジタル化を始めることが成功への近道です。

完璧なシステムを目指すのではなく、現場の「困った」を即座に解決するスピード感こそが、中小企業の最大の武器になります。

取引先から見放されないために！「インボイス・電子帳簿保存法」への対応

デジタル化への対応を怠ることは、法的なリスクを招くだけでなく、取引先からの信用失墜に直結します。

インボイス制度や電子帳簿保存法といった法改正により、企業間の取引データのデジタル化が急速に進んでいます。

紙の請求書やFAXでのやり取りに固執し続けると、「手間のかかる相手」と見なされるおそれがあります。

例えば、取引先がクラウド上で請求処理を完結させている中、自社だけが郵送で書類を送っていると想像してください。

相手側は自社の書類を処理するためだけに、出社したり手入力したりする手間を強いられます。

このような非効率な取引は、将来的に取引停止の理由になり得ます。また、電子契約を導入すれば印紙代を削減できるといった明確なコストメリットもあります。

法対応を単なる義務と捉えるのではなく、業務フローを見直し、取引先から選ばれ続ける企業になるための好機と捉えるべきです

現場がデジタル化についていけない3つの原因と対策

経営者がいくらデジタル化を叫んでも、現場がついてこなければ改革は絶対に成功しません。

「新しいシステムを入れたのに誰も使わない」「かえって現場が混乱した」という失敗事例は枚挙にいとまがありません。

現場が拒絶反応を示すのには、必ず明確な理由があります。ここでは、現場がデジタル化についていけない主な原因を3つに分類し、それぞれの具体的な対策を提示します。

• ベテラン社員が抱く「心理的ハードル」の正体
• IT担当不在を解消する「相互教育」の仕組み
• 高機能すぎて失敗する「ツール選定」の落とし穴

ベテラン社員が抱く「心理的ハードル」の正体

長年会社を支えてきたベテラン社員ほど、新しいデジタルツールの導入に抵抗感を示す傾向があります。

単なるわがままではなく、「現在のやり方こそが正しい」という強い固定観念や成功体験に基づいている場合が多くみられます。

長年同じ業務を続けていると、その手順が非効率であっても「当たり前」と感じてしまい、疑問を持たなくなるのでしょう。

IPAの「中小規模製造業の製造分野におけるデジタルトランスフォーメーション(DX)のための事例調査報告書」によれば、日本の生産現場には丁寧さを重んじる素晴らしい風土がある一方で、それがスピードを重視するDXへの心理的な障壁・抵抗勢力になっているという課題も指摘されています。

また、新しいことを覚える手間や、操作を間違えた時の責任に対する不安も大きな要因になります。

ハードルを越えるには、「会社のため」という説明ではなく、「あなた自身が楽になる」というメリットを強調する必要があります。

「この作業が5分で終わるようになる」「面倒な集計作業がなくなる」といった具体的な成功体験を共有し、不安を解消することが重要です。

否定から入るのではなく、現場の不安に寄り添い、丁寧なトレーニングとサポートを提供することで、心理的な壁は徐々に低くなっていきます。

IT担当不在を解消する「相互教育」の仕組み

多くの中小企業では、専任のIT担当者を置く余裕がなく、デジタル化の推進役が不在になりがちです。

特定の詳しい社員に業務が集中してしまうと、その人が退職した瞬間にシステムがブラックボックス化するリスクがあります。

また、通常業務と兼任で改善活動を行わせると、緊急度の高い日常業務に埋もれてしまい、プロジェクトが停滞してしまいます。

問題を解決するには、特定の個人に依存するのではなく、組織全体で教え合う「相互教育」の仕組みを作ることが有効です。

例えば、RPA導入で残業を削減できた部署があれば、その成果と方法を全社で発表し、ノウハウを共有します。

また、改善提案をした社員を正当に評価する制度を設けることで、社員の自発的な参加を促せます。

外部のパートナーを活用する場合でも、丸投げにするのではなく、社内に推進役を立てて共同で進める意識を持つことが、知識の定着につながります。

高機能すぎて失敗する「ツール選定」の落とし穴

「せっかく導入するなら一番いいものを」と考え、多機能で高額なシステムを導入してしまうのは、よくある失敗パターンです。

多くの企業が「完璧な解決策」や「大掛かりなシステム」を最初から求めすぎるあまり、現場の身の丈に合わないツールを選んでしまいがちです。

機能が多すぎるツールは操作が複雑になりやすく、現場の混乱を招くだけでなく、使いこなせない機能のために無駄なコストを払い続けることになります。

ツール選定の際は、現場の課題解決に必要最小限の機能から始めましょう。

また、特定のベンダーの独自仕様に依存しすぎると、将来的な乗り換えが困難になる「ベンダーロックイン」のリスクも考慮しなければなりません。

導入コストだけでなく、運用費や担当者の学習コストも含めたトータルの費用対効果（ROI）を冷静に計算し、本当に必要な投資かどうかを見極める必要があります。

まずはスモールスタートで始め、効果を確認しながら段階的に機能を拡張していくアプローチが確実です。

社員がデジタル化ついていけない状態を防ぐ標準化戦略

デジタル化を成功させるための大前提は、業務の「標準化」です。

誰がやっても同じ結果になるように業務フローが整理されていなければ、どんなに優れたツールを導入しても効果は限定的です。

属人化した業務を整理し、デジタルツールに乗せやすい形に整えることが、現場の混乱を防ぐ鍵となります。

ここでは、社員が無理なくデジタル化に適応できるための標準化戦略について解説します。

• 説明不要！「直感で使えるツール」の選定基準
• 脱・魔改造エクセル！情報のクラウド共有化
• デジタルスキルの「属人化」を防ぐための役割分担

説明不要！「直感で使えるツール」の選定基準

現場に新しいツールを定着させるためには、操作が直感的でわかりやすいものを選ぶことが極めて重要です。

分厚いマニュアルを読まなければ使えないようなシステムは、現場の忙しい社員から敬遠され、すぐに使われなくなってしまいます。「便利さ」が「手間の煩雑さ」を上回る設計こそが、定着化の鍵となるからです。

選定の際は、ITリテラシーが高くない社員でも、画面を見ただけで何をすればいいかがわかるユーザーインターフェース（UI）であるかを確認します。

例えば、ボタンの配置がわかりやすいか、専門用語ではなく日常的な言葉が使われているかといった点です。

また、トライアル期間を活用して実際の現場社員に触ってもらい、「これなら使えそう」という感触を得てから本格導入を決定すべきです。

現場の意見を吸い上げ、彼らが使いやすいツールを選ぶプロセスそのものが、導入後の協力体制を築く第一歩となります。

脱・魔改造エクセル！情報のクラウド共有化

中小企業の現場では、複雑な数式やマクロが組み合わされた「魔改造エクセル」が業務を支えているケースが少なくありません。

しかし、エクセルでの管理は、ファイルが先祖返りしたり、担当者しか修正できなかったりといった「ムダ」の温床になりがちです。

また、ローカル環境に保存されたファイルは、社外からアクセスできず、リモートワークなどの柔軟な働き方を阻害する要因にもなります。

脱エクセルを目指し、情報をクラウド上で一元管理する仕組みへの移行を推奨します。

例えば、稟議書や顧客リストをクラウド型のツールに置き換えるだけで、常に最新の情報を全員が共有できるようになるのです。

検索機能を使えば書類を探す時間が大幅に削減され、情報の透明性も向上します。

最初はエクセルの見た目に近く、データをそのままインポートできるサービスを選ぶと、現場の抵抗感を減らしながらスムーズに移行できます。

情報は「個人の持ち物」ではなく「会社の資産」であるという意識改革を進めましょう。

デジタルスキルの「属人化」を防ぐための役割分担

デジタル化を進める中で、特定の社員だけがツールを使いこなし、他の社員が取り残される事態は避けましょう。

属人化を防ぐには、業務をタスクレベルまで細分化し、誰が何をすべきかを明確にする役割分担が必要です。

業務全体を漠然と捉えるのではなく、「請求書をPDFにしてフォルダに格納する」といった具体的な作業単位に分解して考えます。

タスクを分解することで、「人の判断が必要な業務」と「ルーチンワーク」が明確になるのです。

顧客リストの転記やメール送信といった繰り返し作業は、RPAやマクロを活用して自動化し、機械に任せます。

一方で、顧客への提案や複雑な判断が必要な業務は人間が担当します。このように役割を分担することで、デジタルスキルに自信がない社員でも、自分の担当業務に集中できます。

機械が得意な作業は機械に、人間が得意な作業は人間に。適材適所の配置こそが、組織全体の生産性を最大化するポイントです。

デジタル化についていけないを卒業！中小企業が低コストで始める3ステップ

デジタル化は、巨額の投資をして一気にシステムを入れ替えることだけが正解ではありません。

むしろ、手軽にできる小さな改善を積み重ね、成功体験を肌で感じながら進める方が、リスクも少なく現場の納得感も得やすいです。

ここでは、今日からでも始められる、低コストで確実な効果を生むための3つのステップを紹介します。

• ステップ1：電話・FAX・紙を「1割」減らす試み
• ステップ2：無料ツールで予定共有から始める
• ステップ3：失敗を許容する「1ヶ月の体験期間」

ステップ1：電話・FAX・紙を「1割」減らす試み

いきなり全ての業務をペーパーレス化しようとすると、現場の反発を招き、挫折する可能性が高いです。

まずは「現状の1割」を減らすことを目標に、「なくす」「変える」という視点で業務を見直してみましょう。

業務改善の視点として、ECRS（Eliminate：排除、Combine：結合、Rearrange：入れ替え、Simplify：簡素化）というフレームワークを用います。 まずはこの中のEliminate（排除）を実践し、そもそもその業務が必要なのか、「なくせないか」を最優先で考えます。

例えば、「念のために印刷している会議資料」や「慣用で送っているFAX」など、法的根拠や顧客への付加価値がない作業は廃止の候補です。

過去5年間で一度も使われなかった書類や、なくても困らない確認作業をリストアップし、思い切ってやめてみます。

1割減らすだけでも、用紙代や通信費、そして何より「探す時間」や「管理する手間」という見えないコストが削減されます。

小さな成功体験が、次の改善へのモチベーションにつながります。

ステップ2：無料ツールで予定共有から始める

高価なグループウェアを導入する前に、まずはGoogleカレンダーなどの無料ツールを使って、社内の予定共有から始めてみましょう。

ECRSの「Combine（まとめる）」や「Rearrange（入れ替える）」の実践にもなります。

社員全員のスケジュールが可視化されるだけで、「今、電話しても大丈夫ですか？」という確認の手間や、会議の日程調整にかかる往復メールの時間を大幅に削減できます。

また、無料のチャットツールを導入し、電話や口頭での連絡をテキストに置き換えることも有効です。

言った言わないのトラブルが減り、情報はログとして残るため、後から検索することも容易になります。

無料ツールであれば導入コストはゼロであり、万が一使い勝手が悪くてもすぐに止めることが可能です。

まずは「デジタルでつながる便利さ」を全社員が体感することが、本格的なシステム導入への地ならしとなります。

ステップ3：失敗を許容する「1ヶ月の体験期間」

新しいツールや業務フローを導入する際は、最初から完全定着を目指すのではなく、「1ヶ月のお試し期間」を設けることをお勧めします。

1ヶ月の期間は失敗を許容し、現場からのフィードバックを集めることに集中します。実際に運用してみることで、「ここが使いにくい」「この機能は不要だ」といった具体的な改善点が見えてくるのです。

本段階で重要なのは、短期間でも良いので効果を数値で測定することです。例えば、「作業時間が1日30分から2分に減った」といった定量的なデータを記録します。

もし期待した効果が出なければ、潔く撤退するか、別の方法を試せば良いのです。小さな失敗は経験となり、次の成功への糧となります。

また、成果が出た場合は、ROI（投資対効果）を計算し、本格導入に向けた投資判断の根拠とします。

小さく試して、大きく育てる。サイクルを回すことこそが、デジタル化を成功させる極意です。

よくある質問（FAQ）｜デジタル化についていけないと悩んでいる方々の声に回答

Q1. ITに詳しい社員が一人もいません。何から手を付けるべきでしょうか？

A1. まずは「紙・ペン・FAX」を使っている業務を一つだけデジタルに置き換えてください。専門知識は不要です。

例えば、ホワイトボードの予定表をスマートフォンのカレンダーアプリに変えるだけで、外出先から予定を確認できるようになります。

こうした身近な「便利さ」を実感することが、社内のITアレルギーを克服する最短ルートとなります。

Q2. デジタル化の費用対効果（ROI）はどのように計算すれば良いですか？

A2. 「削減された作業時間 × 担当者の時給」をベースに計算します。 

例えば、月間20時間のデータ入力作業がシステム化でゼロになった場合、時給2,000円なら月4万円のコスト削減とみなされます。

加えて、ミスによる手戻りの減少や、顧客対応時間の増加といった定性的な効果を積み上げて投資判断の材料にするのです。

Q3. 高価なシステムを導入して、現場が使いこなせなかったらと思うと怖いです。

A3. 1ヶ月程度の「体験期間（トライアル）」があるツールを選び、現場に判断させてください。

経営者が機能だけで選ぶのではなく、実際に使う社員に操作感を試してもらうことが不可欠です。

現場から「これなら今の業務が楽になる」という声が出てから本契約に進むことで、導入後の形骸化（使われなくなること）を防げます。

Q4. ツールを導入する際、セキュリティ対策に多額の費用がかかりますか？

A4. 信頼性の高い「クラウドサービス（SaaS）」を活用すれば、低コストで対策が可能です。

自社で専用サーバーを構築して守るよりも、すでに強固なセキュリティを備えている既存のサービスを利用する方が安価で安全です。

まずは「二段階認証の設定」や「パスワード管理の徹底」といった基本的な運用ルール作りから始めてください。

Q5. 従業員の満足度などの「目に見えない効果」は、どう評価すべきですか？

A5. アンケートによる数値化や、採用コストの削減額として換算します。

例えば、デジタル化で残業が減り離職率が改善すれば、将来的な「採用・教育コストの削減」という大きな利益になります。

導入前後に匿名のアンケートを行い、「業務のしやすさ」を5段階評価で比較することも、立派な効果測定の手法です。

Q6. 既存のExcel管理が複雑すぎて、デジタル化に移行できる気がしません。

A6. 全てを一度に移そうとせず、特定のデータ項目から「情報のクラウド化」を試みてください。

「魔改造エクセル」を一度に廃止するのは困難です。まずは在庫データや顧客リストなど、共有頻度が高い情報からクラウドツールへ移行します。

誰でも最新情報にアクセスできる利便性を共有することで、徐々に脱エクセルの機運を高められます。

Q7. 小さなデジタル化を繰り返すだけで、本当に経営リスクは下がりますか？

A7. はい。小さな効率化の積み重ねが、人手不足への耐性とスピードを生みます。

一つの業務で月5時間の余裕が生まれれば、年間で60時間の創出になるのです。

その時間を「新しいサービスの企画」や「顧客への手厚いフォロー」に充てることで、売上向上につながる好循環が生まれます。デジタル化による真の経営改善です。

Q8. 導入したシステムが数年で使えなくなるリスクはありませんか？

A8. 変化に合わせてアップデートされる「クラウド型」を選ぶことでリスクを軽減できます。 

買い切りのシステムと違い、クラウドサービスは法改正や技術トレンドに合わせて自動で機能が更新されるのです。

将来的なインボイス制度や電子帳簿保存法への対応も提供元が行うため、常に最新の状態で使い続けることが可能になります。

まとめ｜デジタル化についていけない方には「小さな一歩」から

本記事では、中小企業がデジタル化につまずく原因と、具体的な対策について解説してきました。

デジタル化は決して大企業だけのものではなく、むしろ中小企業が生き残るための強力な武器となります。

ここで、改めて重要なポイントを振り返ります。

• 人手不足の解消：デジタル化は採用難の時代における唯一の解決策であり、生産性向上の鍵です。
• 現場の心理的ハードル：「楽になる」というメリットを提示し、丁寧なサポートで不安を取り除きます。
• 標準化と役割分担：業務をタスクレベルで分解し、直感的なツールを選んで属人化を防ぎます。
• スモールスタート：まずは「なくす」ことから始め、無料ツールや試用期間を活用してリスクを抑えるのです。

「デジタル化についていけない」と悩むのは、決して恥ずかしいことではありません。しかし、何もせずに立ち止まっていることこそが最大のリスクです。

まずは身近な業務の「ムダ」を見つけ、小さな改善から始めてみてはいかがでしょうか。

もし、自社の課題がどこにあるのか明確でない、あるいはどのツールを選べば良いか迷っているという場合は、専門家の知見を借りるのも一つの賢い選択です。

外部パートナーと共に、貴社の業務に最適なデジタル化のロードマップを描くことで、無駄な投資を避け、最短距離で成果にたどり着きます。

また、デジタル化や業務改善アイデアを幾つか調べてから実践を検討したい方は、こちらの記事を併せてご覧ください。

関連記事:業務改善のアイデアが思いつかない！簡単に実施できる業務改善案５選のご紹介 – ビュルガーコンサルティング株式会社

まずは一度、現状の悩みをご相談ください。貴社の未来を変える第一歩を、共に踏み出しましょう。

「競合他社がデジタル化を進めているが、自社は何から手をつければよいかわからない」と悩みを抱える経営者やDX担当者は少なくありません。

システム導入やDX（デジタルトランスフォーメーション）を成功させるためには、今の業務をそのままデジタル化するだけでは不十分です。

根本的な業務フローの見直し、すなわち「BPR（ビジネスプロセス・リエンジニアリング）」が不可欠となります。

本記事では、DX推進の土台となるBPRコンサルティングについて、その本質やメリット、具体的な進め方、そして失敗しないパートナー選びの基準までを専門家の視点から徹底解説します。

この記事を読めば、自社に必要な改革のステップが明確になり、自信を持って専門家に相談できるようになるでしょう。

BPRコンサルティングの本質

BPRコンサルティングとは、企業の目標達成に向けて既存の業務プロセスを抜本的に再設計し、最適化する支援を行うサービスです。

多くの企業が直面する課題は、システム導入そのものではなく、システムに載せる業務プロセス自体が非効率である点にあります。

BPRは、古い慣習や属人化した手順を解体し、本来あるべき姿へと再構築する取り組みです。

ここでは、BPRの基本的な概念と、なぜ今BPRが必要とされるのかについて詳しく掘り下げていきます。

BPRの基本概念

BPR（Business Process Reengineering）とは、業務改革を意味する経営手法の一つです。

既存の組織や業務フローを維持したまま微調整を行うのではなく、業務の本来あるべき姿（To-Be）を定義し、そこに向けてプロセス全体を再構築します。

BPRが目指すのは、品質、コスト、スピードといった重要な業績指標を劇的に改善することです。

具体的には、重複する承認フローを廃止したり、部門間の壁を取り払ってデータを統合したりする活動が含まれます。

BPRコンサルティングでは、外部の専門家が客観的な視点で現状を分析し、再構築の設計図を描きます。

単なる業務改善活動とは異なり、ビジネスの構造そのものにメスを入れるため、経営戦略と密接に連動した改革が求められるのです。企業が競争力を維持し続けるための、根本的な体質改善と言えるでしょう。

さらに、経済産業省の「DX支援ガイダンス」における取組事例では、地域金融機関が中小企業のデジタル化・DXを支援する際、単なるIT導入に留まらず、業務分析やBPRを行い、デジタルツールを活用した業務改善提案を行うことが重要視されています。

なぜ単なる「改善」ではなく「BPR」が必要なのか

多くの日本企業が得意としてきた「業務改善（カイゼン）」は、現状のプロセスを肯定した上で、細かな無駄を省くボトムアップ型のアプローチです。

しかし、DX時代においては、カイゼンの積み上げ思考だけでは対応できないケースが増えています。

なぜなら、デジタル技術の進化によって、従来の業務前提そのものが覆されているからです。

例えば、紙の書類を前提としたハンコ文化を、そのままデジタル上の「電子印鑑」に置き換えても、承認スピードは劇的には変わりません。

必要なのは「そもそも承認プロセスが必要なのか」という根本的な問い直しです。

プロセス自体をゼロベースで見直し、デジタル技術を前提とした全く新しい業務フローを構築する「BPR」こそが、非連続な成長を生み出します。過去の延長線上にない変革を起こすために、BPRが必要です。

BPR導入の4つの柱

BPRを成功させるためには、単に業務フロー図を書き換えるだけでは不十分です。

改革を支える要素として、「戦略（Strategy）」「プロセス（Process）」「技術（Technology）」「組織・人（People）」の4つの柱をバランスよく変革する必要があります。

まず「戦略」で企業の方向性を明確にした後、その戦略に合わせて「プロセス」を最適化していくのです。

新しいプロセスを実現するために最適なITツールなどの「技術」を選定し、最後に運用する「組織・人」の意識やスキルを変革します。

システム導入だけで失敗する企業の多くは、技術以外の3要素を軽視している傾向があります。

さらに、IPAの「DX白書2023」によれば、日本企業がDXに苦戦する最大の要因は変革を担う「組織・人」の不足や、既存の硬直化した「プロセス」の不備にあると分析されています。

BPRコンサルティングでは、一部分だけでなく、4つの要素を包括的にマネジメントし、整合性の取れた改革を推進するのです。

BPRコンサルティングを活用する最大のメリット

「自社の業務は自分たちが一番よく知っている」と考え、社内メンバーだけで改革を進めようとする企業は多いです。

しかし、社内リソースのみでの改革は、既存の枠組みにとらわれやすく、ドラスティックな変化を起こしにくいという欠点があります。

ここで外部のプロフェッショナルであるBPRコンサルタントを活用する意義が生まれるのです。

第三者の視点や専門的なフレームワークを取り入れることで得られる具体的なメリットについて解説します。

• 「社内の常識」というバイアスを打破する第三者の視点
• 専門家が持つ「ECRS」などのフレームワークと改革ノウハウ
• 組織的な抵抗をコントロールする「チェンジマネジメント」の実行力

「社内の常識」というバイアスを打破する第三者の視点

長年同じ組織で働いていると、非効率な業務であっても「昔からそうしているから」「決まりだから」と無意識に受け入れてしまう傾向があります。

この考え方は「現状維持バイアス」と呼びますが、社内メンバーだけで改革を行おうとすると、バイアスが大きな障害となります。

BPRコンサルタントを活用する最大のメリットは、社内のしがらみや常識にとらわれない、客観的な「第三者の視点」を取り入れられる点です。

外部の専門家は、「なぜこの作業が必要なのか」「本当にその手順でなければならないのか」という素朴かつ本質的な疑問を投げかけます。

外部からの問いかけがきっかけとなり、社内では当たり前すぎて気づかなかった無駄や、根本的なボトルネックが浮き彫りになります。

聖域なき改革を断行するためには、外部の冷静な目が不可欠なのです。

専門家が持つ「ECRS」などのフレームワークと改革ノウハウ

業務改革を効果的に進めるためには、経験と勘に頼るのではなく、検証された科学的な手法を用いる必要があります。

BPRコンサルタントは、業務分析や改善案の策定において、「ECRS（イクルス）」などの専門的なフレームワークを駆使します。

ECRSとは、Eliminate（排除）、Combine（結合）、Rearrange（入替）、Simplify（簡素化）の頭文字をとったもので、改善の優先順位を示す原則です。

まずは業務をなくせないか考え、次に一緒にできないか、順序を変えられないか、そして単純化できないかと順に検討します。

プロフェッショナルは、こうしたフレームワークに加え、他社での成功事例や失敗事例という豊富なノウハウを持っています。

車輪の再発明を防ぎ、最短ルートで最適な業務プロセスを設計できる点が、専門家に依頼する大きな価値と言えるでしょう。

組織的な抵抗をコントロールする「チェンジマネジメント」の実行力

新しい業務プロセスやシステムを導入する際、最も大きな壁となるのが現場からの「抵抗」です。

人間は変化を嫌う生き物であり、慣れ親しんだやり方を変えることに対して、現場社員は不安や反発を覚えるのが一般的です。

BPRコンサルティングの価値は、単なる計画策定だけでなく、こうした心理的な抵抗を管理し、変革を推進する「チェンジマネジメント」にあります。

コンサルタントは、改革の必要性を論理的に説明し、現場のキーパーソンを巻き込みながら、納得感を醸成するプロセスを主導します。

時には経営陣と現場の間に立ち、通訳者として双方の利害を調整する役割も果たすのです。

抵抗勢力を説得し、組織全体を改革に向けて動機づける実行力こそが、プロジェクトを頓挫させずに完遂させるための重要な鍵となります。

BPRコンサルティングの標準的な進め方（5つのフェーズ）

BPRプロジェクトは、闇雲に進めても成果は出ません。成功確率を高めるためには、正しい手順を踏んで段階的に進めることが重要です。

一般的にBPRコンサルティングは、現状分析から効果測定まで、大きく5つのフェーズに分かれて進行します。

ここでは、各フェーズで具体的に何を行うのか、経営者としてどのポイントに関与すべきか、標準的なロードマップに沿って解説します。全体像を把握することで、依頼時の不安を解消しましょう。

• フェーズ1：プロジェクトの目的定義と経営戦略とのアライメント
• フェーズ2：現状（As-Is）の徹底可視化とプロセス分析
• フェーズ3：理想（To-Be）プロセスの設計とIT・AIの統合
• フェーズ4：新プロセスの試験導入と現場への浸透
• フェーズ5：効果測定と継続的な改善サイクルの確立

フェーズ1：プロジェクトの目的定義と経営戦略とのアライメント

プロジェクトの初動において最も重要なのは、「何のためにBPRを行うのか」という目的を明確にすることです。

単なるコスト削減だけが目的では、現場は疲弊し、縮小均衡に陥る恐れがあります。

このフェーズでは、経営戦略に基づき、DXによってどのような競争優位性を確立したいのかを言語化します。「顧客への提供スピードを2倍にする」「データ経営により在庫ロスをゼロにする」といった具体的なビジョンを策定するのです。

コンサルタントは経営層へのヒアリングを通じ、経営課題と業務改革の方向性（アライメント）を一致させます。

目的がブレていると、後の工程ですべての手戻りが発生するため、時間をかけて合意形成を行います。経営者のコミットメントが最も求められる、プロジェクトの羅針盤を作る段階です。

フェーズ2：現状（As-Is）の徹底可視化とプロセス分析

目的が定まったら、次に行うのは現在の業務プロセス（As-Is）の正確な把握です。

多くの企業では、業務マニュアルが古かったり、特定の担当者しか知らない手順が存在したりと、実態がブラックボックス化しています。

現場担当者への詳細なヒアリングや実地調査を行い、業務フロー図や業務一覧表を作成して、誰が・いつ・何を・どのように行っているかを可視化するのです。

同時に、各業務にかかっている時間やコストも定量的に測定します。

可視化されたプロセスを分析することで、「承認待ちの滞留時間が長い」「転記ミスによる修正工数が多い」といった具体的なボトルネックを特定します。

感覚ではなく、事実とデータに基づいて課題を洗い出す作業であり、改革のインパクトを最大化するための診断プロセスです。

フェーズ3：理想（To-Be）プロセスの設計とIT・AIの統合

課題が明確になった後は、あるべき理想の業務プロセス（To-Be）を設計します。

現状の延長線上で考えるのではなく、デジタル技術の活用を前提としたゼロベースでの設計を行います。

「AI-OCRで入力業務を自動化する」「クラウドERPでデータを一元管理し、承認フローを撤廃する」など、最新のITやAI技術をどのように業務に組み込むかを具体的に計画するのです。

コンサルタントは技術的な知見と業務知識を組み合わせ、実現可能性が高く、かつ効果の大きい新プロセスを提案します。

重要なのは、システムに人が合わせるのではなく、ビジネスの目的に合わせてシステムと業務の双方を最適化することです。

新たな業務フローが現場で運用可能かどうかのシミュレーションも行い、絵に描いた餅にならない現実的な設計図を完成させます。

フェーズ4：新プロセスの試験導入と現場への浸透

設計図ができあがったら、いきなり全社展開するのではなく、一部の部署や業務範囲に限定して試験導入（パイロット運用）を行います。

机上の空論で完璧に見えたプロセスも、実際の現場では予期せぬ不具合や使いにくさが生じることがあるからです。

試験導入の結果をもとに、マニュアルの修正やシステム設定の微調整を繰り返し、完成度を高めます。

並行して、現場社員向けの研修や説明会を実施し、新プロセスの操作方法や変更の意図を丁寧に伝えるのです。

この段階でのコンサルタントの役割は、現場の混乱を最小限に抑える伴走支援です。質問への対応やトラブルシューティングを迅速に行い、現場の不安を取り除きます。

成功体験を小さな範囲で作ることが、全社展開へのスムーズな移行を促し、改革を定着させる土壌となります。

フェーズ5：効果測定と継続的な改善サイクルの確立

新プロセスの導入はゴールではなく、スタートです。

フェーズ5では、実際に運用を開始した後の効果を定量的に測定します。

フェーズ1で設定したKPI（重要業績評価指標）に対し、どれだけの成果が出たのかを検証します。

「残業時間が月平均20時間削減された」「リードタイムが3日から1日に短縮された」といった具体的な数値を出し、投資対効果（ROI）を評価するのです。

もし目標に達していない場合は、原因を分析し、追加の対策を講じます。

さらに、一度改革して終わりにするのではなく、変化する市場環境に合わせて継続的にプロセスを見直す仕組みを作ります。

コンサルタントの手が離れた後も、自社内で改善サイクル（PDCA）を回し続けられる自走体制を構築することが、BPRプロジェクトの最終的な完了要件となるのです。

失敗しないBPRコンサルティング会社の選び方

BPRコンサルティングを提供している会社は、大手ファームから特化型の中小ファーム、ITベンダー系など多岐にわたります。

その中から自社に最適なパートナーを選ぶことは、プロジェクトの成否を分ける極めて重要な決断です。

Web検索をしても情報が溢れており、何を基準に選べばよいか迷ってしまう経営者も多いでしょう。

後悔しないための合理的な選定基準を3つのポイントに絞って解説します。

• 業界知識（ドメイン知識） vs 改革手法（コンサルスキル）のバランス
• 伴走型か提案型か？「実行支援」の有無をチェックする
• 費用対効果（ROI）の算出とコンサルティング料の相場

業界知識（ドメイン知識） vs 改革手法（コンサルスキル）のバランス

コンサルティング会社を選ぶ際、最初に確認すべきは「業界知識」と「改革手法」のどちらに強みを持っているかです。

業界特有の商習慣や法規制が複雑な業種（医療、建設、金融など）であれば、その業界（ドメイン）に精通していることが必須条件となります。

用語が通じない相手では、現状把握だけで膨大な時間がかかるからです。

一方で、業界知識が豊富でも、古い慣習に染まりすぎていては革新的な提案が出てきません。

他業界の成功事例や、最新のデジタル技術を用いた普遍的な「改革手法（コンサルスキル）」を持っていることも同様に重要です。

ベストな選択は、自社の業界事情を理解しつつも、異業種の知見を取り入れて新しい風を吹き込めるパートナーです。

実績紹介を見る際は、同業種の事例だけでなく、類似した課題を解決した他業種の事例も確認し、知識とスキルのバランスを見極めましょう。

伴走型か提案型か？「実行支援」の有無をチェックする

コンサルティングスタイルには、大きく分けて「提案型」と「伴走型」の2種類があります。

提案型は、戦略立案や分析レポートの提出を主とし、実行はクライアントに委ねるスタイルです。

社内に実行力がある大企業には向いていますが、リソースが限られる中小企業では、立派な報告書が机の奥で眠ることになりかねません。

中小企業のDX推進において推奨されるのは「伴走型」です。計画策定だけでなく、現場への説明、マニュアル作成、システムの導入支援、定着化までを一緒に行うスタイルです。

現場の泥臭い調整まで引き受けてくれるパートナーであれば、改革が途中で頓挫するリスクを大幅に減らせます。

契約前に「どこまでやってくれるのか」という支援範囲（スコープ）を必ず確認してください。

「アドバイスだけで手は動かさない」のか、「現場に入り込んで一緒に汗をかくのか」、実行支援のスタンスが自社のニーズと合致しているかを見極めることが大切です。

費用対効果（ROI）の算出とコンサルティング料の相場

コンサルティング費用は決して安くはありませんが、単なる「コスト」ではなく「投資」として捉える視点が必要です。

選定時には、提示された見積もり額に対し、どれだけの定量的・定性的なリターンが見込めるか（ROI）を厳しくチェックしましょう。

信頼できるコンサルタントであれば、「この改革によって年間〇〇時間の工数が削減でき、金額換算で〇〇万円の利益創出が見込める」といった試算を論理的に提示できます。

逆に、具体的な効果予測がなく「やってみないとわからない」と繰り返す業者は避けるべきです。

また、コンサルティング料の体系も確認が必要です。月額定額制（顧問契約）、プロジェクト単位の総額制、成果報酬型などがあります。

自社の予算規模と照らし合わせながら、費用対効果の説明に納得感があるかを確認します。

安さだけで選ぶのではなく、「投資回収期間」を含めた合理的なプランを提案してくれる相手こそが、真のパートナーと言えるのです。

よくある質問（FAQ）｜BPRコンサルティングについて詳しく知りたい方々の声に回答

Q1. まだ導入するシステムが決まっていないのですが、依頼しても大丈夫ですか？

A1. はい、問題ありません。むしろシステムが決まっていない段階でのご相談をおすすめします。

BPRの本質は「どのツールを使うか」ではなく、「どのような業務プロセスが最適か」を設計することにあります。 

先にシステムを決めてしまうと、そのシステムの機能に業務を合わせることになり、本来の改革ができない「本末転倒」な結果になりかねません。

まずは現状の課題を整理し、あるべき姿を描いた上で、実現するために最適なシステムをフラットな視点で選定することが、成功への近道です。

Q2. コンサルティング費用は、どのくらいを見ておけば良いでしょうか？

A2. プロジェクトの範囲や期間によりますが、月額数十万円〜数千万円と幅があります。

小規模な業務フローの可視化と改善提案のみであれば、数ヶ月で数百万円程度からスタートできる場合もあります。

一方で、全社的な基幹システムの刷新を伴う大規模なBPRでは、年単位の契約となることもあるのです。

重要なのは金額の多寡ではなく、「その投資でどれだけの回収（ROI）が見込めるか」です。 

契約前に複数の会社に見積もりを取り、費用対効果のシミュレーションを含めて提案してもらうことをおすすめします。

Q3. プロジェクトが完了するまで、どのくらいの期間がかかりますか？

A3. 一般的には、現状分析から改善案の設計まで3ヶ月〜6ヶ月程度が目安です。

その後のシステム導入や定着化（フェーズ4〜5）を含めると、半年から1年以上の期間を要するケースが多いです。 

「まずは経理部門のみ」といったスモールスタートであれば、2〜3ヶ月で成果を出すこともできます。

自社の繁忙期などを避けてスケジュールを組むことが一般的ですので、無理のない計画をパートナーと一緒に立てていきましょう。

Q4. 現場の社員が新しいやり方に反発しないか心配です。

A4. 反発は必ず起こるものと考え、そのための対策（チェンジマネジメント）を行います。

長年の慣習を変えることに対して、現場が抵抗感を抱くのは自然な反応です。 

そのため、BPRコンサルタントは単に正論を押し付けるのではなく、現場のキーパーソンを初期段階からプロジェクトに巻き込みます。

「自分たちの意見が反映された」という当事者意識を持ってもらうことで納得感を醸成し、改革へのモチベーションを高めるプロセスを丁寧に設計します。

Q5. 従業員数30名程度の中小企業ですが、BPRコンサルティングは必要ですか？

A5. はい、少人数の組織こそ、BPRによる効率化の恩恵を大きく受けられます。

大企業に比べてリソースが限られている中小企業では、一人の業務効率が上がるだけで会社全体の生産性に直結します。 

また、特定のベテラン社員に業務が依存する「属人化」のリスクが高いのも中小企業の特徴です。

BPRによって業務を標準化・マニュアル化することは、人材の入れ替わりや事業承継を見据えたリスク管理としても極めて有効です。

Q6. 特殊な業界なのですが、業界知識がないコンサルタントでも大丈夫ですか？

A6. 業界特有の専門用語や規制への理解は必要ですが、必須条件ではありません。

記事本文でも触れた通り、「業界知識」と「改革スキル」のバランスが重要です。 

同業界の実績だけで選ぶと、業界の「当たり前」にとらわれてしまい、画期的な改革案が出にくいというデメリットもあります。

基本的な業界知識を学習する姿勢があり、かつ他業界の成功事例を応用できる柔軟な発想を持ったパートナーを選ぶのが理想的です。

Q7. 最終的な成果物として、どのようなものがもらえますか？

A7. 一般的には、業務フロー図、課題一覧表、新業務設計書などが納品されます。

具体的には以下のようなドキュメントが作成されるのです。

• As-Isフロー図：現状の業務の流れを可視化した図
• 課題管理表：抽出された問題点と原因、解決策の一覧
• To-Beフロー図：改善後の理想的な業務フロー図
• ROI試算表：改革による投資対効果のシミュレーション
• 実行計画書（ロードマップ）：システム導入や体制変更のスケジュール

コンサルタントとの契約終了後も、自社で改善を継続するための重要な資産となります。

Q8. コンサルタントがいなくなった後、元の業務に戻ってしまいませんか？

A8. 「自走化」の支援まで行うパートナーを選べば、リスクは最小限に抑えられます。

改革が一過性のイベントで終わらないよう、新しい業務プロセスを定着させるためのマニュアル作成や、社内担当者へのトレーニングもコンサルティングの範囲に含まれます。

また、プロジェクト後半では、社内メンバーだけで改善サイクル（PDCA）を回せるように権限移譲を進めるのです。

 依頼時に「最終的に自社だけで運用できるようにしたい」という要望を明確に伝えておくことが大切です。

まとめ｜BPRコンサルティングの本質と進め方

本記事では、DX推進の要となるBPRコンサルティングについて、本質から具体的な進め方、選び方までを解説してきました。

改めて重要なポイントを整理します。

• BPRは単なる改善ではない：既存のやり方をゼロベースで見直し、戦略・プロセス・技術・人を包括的に変革する取り組みです。
• 第三者の視点が不可欠：社内の常識を打破し、専門的なフレームワーク（ECRS等）を用いることで、最短距離で成果に到達できます。
• 5つのステップで進める：目的定義から現状分析、設計、試験導入、効果測定と、段階を踏むことで手戻りを防ぎます。
• パートナー選びは「実行支援」重視で：業界知識と改革スキルのバランスを見つつ、最後まで伴走してくれる相手を選びましょう。

システム開発やDX推進は、決して安い投資ではありません。だからこそ、「何となく」で進めるのではなく、論理的な裏付けと確かな設計図が必要です。

BPRコンサルタントは、経営者の孤独な決断を支え、変革を共に実現するパートナーとなり得ます。

まずは自社の課題を整理し、複数のコンサルティング会社に「どのような改革が可能か」を相談することから始めてみてはいかがでしょうか。

外部の知見を賢く活用することこそが、競争力を高めるための合理的な経営判断となるでしょう。

今の社内システムに対して「動作が遅くてイライラする」「画面が見づらくて入力ミスが頻発する」といった不満を抱えていませんか。

システムに関する知識がない経営者や担当者にとって、何が原因でシステムが使いにくくなっているのかを特定するのは容易ではありません。

しかし、使いにくいシステムを放置すると、業務効率が下がるだけでなく、従業員の士気低下や重要な経営判断の遅れにつながる恐れがあります。

本記事では、社内システムが使いにくくなる根本的な原因と、リスクを回避して「本当に使えるシステム」を構築するための具体的な手順を解説します。

この記事を読めば、自社の課題をどのような視点で解決し、プロジェクトを進めればよいかが明確になるでしょう。

なぜ社内システムは「使いにくい」と感じるのか？

多くの企業がDXを推進する中で、導入したシステムが現場に定着せず、かえって混乱を招くケースが後を絶ちません。

高額な費用をかけて導入したのに、現場からは不満ばかり聞こえてくるという悩みを持つ経営者は非常に多いのが実情です。

なぜ、業務を効率化するためのシステムが、逆に現場の負担になってしまうのでしょうか。

システムが使いにくいと感じる背景には、単なる操作性の良し悪しだけではありません。

経営層と現場、そして開発側の三者間における認識の乖離が大きな要因です。

特に中小企業においては、IT担当者が不在であったり、兼務であったりすることが多く、専門的な視点での設計が不十分になりがちです。

ここでは、システムが「使いにくい」と感じられる背景と、その実態について深掘りしていきます。

現場の生産性を著しく低下させる「使いにくさ」の正体

システムが使いにくいと感じる最大の要因は、ユーザーが期待する操作感と実際の挙動との間に生じる「摩擦」にあります。

例えば、一つの注文データを入力するために何度も画面を切り替える必要がある場合、その手間は小さなストレスとして蓄積されます。

このような操作の摩擦は、単なる「慣れ」の問題ではなく、明確な「時間的コスト」として経営に跳ね返ってくるのが現実です。

システム導入による定量的な効果として「工数削減」が期待されますが、使いにくいシステムは逆に工数を増大させます。

具体的には、直感的に操作できないためマニュアルを何度も確認したり、システムの反応速度が遅く待ち時間が発生したりします。

無駄な時間は、本来であれば顧客対応や商品開発といった「利益を生み出す業務」に充てられるべき貴重なリソースです。

使いにくさの正体とは、従業員の思考と時間を奪い、企業の競争力を削ぐ「見えないコスト」そのものであるといえます。

社内システムが使いにくくなる3つの根本原因

システムが使いにくくなるのには、必ず明確な理由が存在します。

理由は、技術的な問題だけでなく、開発プロセスやコミュニケーションのあり方に起因することがほとんどです。

ここでは、社内システムが使いにくくなってしまう3つの根本的な原因について、専門的な観点から解説します。

• UI/UXデザインの欠如と「開発者目線」の設計
• 業務フローとシステムの「ミスマッチ」
• システムの老朽化と継ぎ足しによる「複雑化」

UI/UXデザインの欠如と「開発者目線」の設計

使いにくいシステムの多くは、実際にシステムを利用するユーザーの視点（UX：ユーザー体験）が欠落したまま設計されています。

開発を担うエンジニアは、機能要件を満たすことを最優先に考える傾向があり、使いやすさは二の次になりがちです。

IPAの「組込みソフトウェア開発における品質向上の勧め［ユーザビリティ編］」によれば、多くの組込みエンジニアが機能実装に注力する一方で利用者視点が置き去りになることから、ユーザビリティ低下を招き得るとの指摘があります。

結果、機能としては正しく動作しても、現場の業務フローに合わない「開発者目線」のシステムが出来上がってしまいます。

品質の良いシステムとは、単にバグがないだけでなく、ユーザーにとって使いやすく、将来の拡張性があることも含まれるのです。

デザインの専門家が関与せず、機能実装だけでプロジェクトを進めてしまうと、現場の実状とかけ離れたシステムが生まれる原因となります。

業務フローとシステムの「ミスマッチ」

システム開発において最も重要なのは、何を作るかではなく業務をどう変えたいかという目的を明確にすることです。

しかし、発注側と開発側のコミュニケーションが不足していると、業務の細部に関する認識のズレが生じます。

発注側が「言わなくても分かるだろう」と考えている業務の常識は、外部の開発者には伝わっていないことがほとんどです。

この認識のズレが解消されないまま開発が進むと、完成したシステムが実際の業務フローと噛み合わない事態が発生します。

業務の実態を深く理解しないままシステム化を進めることは、使いにくいシステムを生み出す大きな要因です。

システムの老朽化と継ぎ足しによる「複雑化」

長年にわたって同じシステムを使い続けている場合、老朽化と度重なる改修（継ぎ足し開発）が使いにくさを招くケースがあります。

ビジネスの変化に合わせて機能を追加することは必要ですが、全体の設計を見直さずに機能だけを追加し続けると、システム内部が複雑化します。

いわゆる「スパゲッティコード」の状態になり、動作が重くなったり、一部の修正が他の機能に悪影響を及ぼしたりするようになるのです。

さらに、経済産業省の「DXレポート」によると、このようなシステムはレガシーシステムと呼び、レガシーシステムの本質は自社システムの中身がブラックボックス化されることを指しています。

システムが複雑になりすぎると、新しい技術やUIを取り入れることが難しくなり、結果として現場は古い使い勝手のまま我慢を強いられます。

さらに、特定のベンダーに依存しすぎる「ベンダーロックイン」の状態になると、改修に多額の費用と時間がかかり、改善が困難な悪循環に陥ってしまうのです。

使いにくい社内システムを放置することで生じるリスク

使いにくいシステムを使い続けることは、単なる不便さにとどまらず、企業経営に深刻なリスクをもたらします。

放置することで発生するデメリットを正しく理解し、早期の対策を検討しましょう。

ここでは、使いにくいシステムが引き起こす具体的な2つのリスクについて解説します。

従業員満足度の低下と「シャドーIT」の蔓延

使いにくいシステムは、従業員にとって日々のストレス源となり、仕事へのモチベーション（従業員満足度）を低下させます。

DXの成果として、従業員満足度の向上や離職率の低下といった定性効果も重要な評価指標となります。

システムが使いにくいと、従業員は「会社は現場のことを分かっていない」と感じ、組織への信頼を失うきっかけになりかねません。

さらに深刻なのが、会社が許可していない無料ツールを勝手に使い始める「シャドーIT」の蔓延です。

正規のシステムが使いにくいと、現場は業務を遂行するために、個人のクラウドストレージやチャットツールを使い始めます。

結果、情報漏洩のリスクが飛躍的に高まり、企業の社会的信用を一瞬で失墜させる可能性を秘めているのです。

ヒューマンエラーの増加とデータの信頼性欠如

UIが分かりにくいシステムや、操作手順が複雑なシステムは、入力ミスや操作ミスといったヒューマンエラーを誘発します。

例えば、似たようなボタンが隣接していたり、必須項目の表示が曖昧だったりすると、誤ったデータが登録される確率が高まります。

入力ミスによる手戻りの修正作業には多くの時間がかかり、年間で見ると相当な損失になることも珍しくありません。

また、システム内のデータに誤りが増えると、経営判断に必要なデータの信頼性が失われます。

DXの目的はデータを活用してビジネスを変革しようと、データ自体の精度が低ければ、正しい意思決定を行うことは不可能です。

不正確なデータに基づいた経営は、誤った投資や在庫管理を招き、大きな損失を出すリスクがあります。

失敗しない「使いやすい社内システム」構築の進め方

では、現場が満足し、経営にも貢献する使いやすいシステムを構築するにはどうすればよいのでしょうか。

システム開発を成功させるためには、外部に丸投げするのではなく、発注者が主体的にプロジェクトに関わることが不可欠です。

ここでは、失敗しないための具体的な進め方を3つのステップで解説します。

• 現場ユーザーを巻き込んだ「要件定義」の徹底
• デザイン思考を取り入れたUI/UX設計のプロセス
• 導入後の「利用定着化（デジタルアダプション）」支援

現場ユーザーを巻き込んだ「要件定義」の徹底

使いやすいシステムを作るための第一歩は、実際にシステムを利用する現場ユーザーを巻き込んで要件定義を行うことです。

経営層やシステム担当者だけで仕様を決めてしまうと、現場の実態と乖離したシステムになりがちです。

まずは現場の担当者にヒアリングを行い、現在の業務フローにおける課題やボトルネックを数値で把握します。

具体的には月間の入力工数を何時間削減するといった、具体的な数値目標（KPI）を設定します。

この目標設定の段階で現場の声を取り入れることで、本当に必要な機能と優先順位が明確になるのです。

現場の意見を聞くことは、導入後の「自分たちのシステムだ」という当事者意識（オーナーシップ）の醸成にもつながります。

デザイン思考を取り入れたUI/UX設計のプロセス

要件が固まったら、次はどのように画面や操作に落とし込むかを設計します。

この段階では、プロトタイプ（試作品）を作成して検証する「デザイン思考」のプロセスが重要です。

いきなり完成品を作るのではなく、画面のイメージ図を現場のユーザーに触ってもらい、フィードバックを早期に得るようにします。

ボタンの配置はここで使いやすいかといった確認を繰り返すことで、開発後の大きな手戻りリスクを最小限に抑えられます。

また、単に言われた通りに作るだけでなく、ビジネスの課題を理解して提案してくれる伴走型のパートナーを選定することが大切です。

導入後の「利用定着化（デジタルアダプション）」支援

システムは完成して終わりではなく、現場で使われて初めて価値を生み出します。

新しいシステムに慣れるまでには時間がかかるため、開発段階から導入後の教育やサポート体制を計画に含めておかなければなりません。

導入コストを計算する際は、システム構築費だけでなく、社員研修の人件費といった「隠れコスト」も考慮すべきです。

開発会社との契約においても、リリース後の保守・運用サポートが含まれているかを確認します。

使い方が分からない時にすぐに質問できる体制や、現場の要望に応じて細かな改善を継続できる体制が定着率を左右させるのです。

システムが定着し、業務が標準化されれば、属人化が解消され、長期的な生産性の向上につながります。

よくある質問（FAQ）｜社内システムが使いにくいと感じた方々の声に回答

Q1. システムの「使いにくさ」を具体的に数値化する方法はありますか？ 

A1. 現場の作業時間を「改善前」と「改善後」で比較し、人件費換算することをお勧めします。 

例えば、特定の入力作業に1名あたり毎日30分かかっている場合、月間（20日）で10時間のコストが発生しています。

従業員100名の企業であれば、月間1,000時間が「使いにくいシステム」によって失われている計算になるのです。

経済産業省のDXレポートによると、レガシーシステムによる経済損失が指摘されており、この時間を人件費に換算することで、改善に向けた合理的な投資判断が可能になります。

Q2. UI（デザイン）を改善するだけで、本当に生産性は上がるのでしょうか？ 

A2. はい、劇的に向上する可能性があります。 

使いやすいUIは、ユーザーの「認知負荷（情報を理解するための脳の負担）」を軽減させるのです。

デザインの改善は単なる「見た目の変更」ではなく、業務フローの最適化そのものであると捉えてください。

Q3. 開発会社に「伴走型」で依頼すると、費用がかなり高くなるのではありませんか？ 

A3. 短期的には高額に見えますが、長期的な「トータルコスト」は抑えられる傾向があります。 

安価な「言われた通りに作るだけ」の会社に依頼すると、導入後に使い勝手が悪く、大規模な改修が必要になるリスクが高まるでしょう。

最初からビジネス課題を理解するパートナーと組むことで、手戻り（作り直し）のコストを最小限に抑えられ、最終的な費用対効果（ROI）は高くなります。

Q4. 現場から「新しいシステムは覚えるのが面倒」と反対されないか心配です。 

A4. 開発の初期段階から現場のキーマンをプロジェクトに巻き込むことが最も有効な対策です。 

「会社から押し付けられたツール」ではなく「自分たちの意見が反映されたツール」と認識してもらうことが重要です。

要件定義の段階でヒアリングを行い、プロトタイプ（試作品）を触ってもらうプロセスを経ることで、導入時の心理的ハードルを下げ、スムーズな定着（デジタルアダプション）を促せます。

Q5. 既存システムが古すぎて、何から手をつければいいか分かりません。 

A5. まずは、現在のシステムが業務のどの部分で「ボトルネック（障害）」になっているかを可視化しましょう。 

すべての機能を一度に刷新するのはコストもリスクも高いため、最も現場の負担が大きい機能から段階的に改修する手法（マイクロサービス化など）も検討できます。

専門家に現状のシステム診断を依頼し、リスクと優先順位を明確にすることから始めるのが合理的です。

Q6. 中小企業でも、大手のようなデザイン思考を取り入れた開発は可能ですか？ 

A6. もちろんです。むしろ意思決定の早い中小企業こそ、相性が良い手法です。 

デザイン思考とは、巨額の予算をかけることではなく「徹底的にユーザー視点に立つ」という姿勢を指します。

短期間で試作と検証を繰り返すアジャイル型の開発スタイルを採用しているパートナーを選べば、限られた予算の中でも「本当に現場が求める使い勝手」を追求できます。

Q7. 開発パートナーを選ぶ際、何を基準に「信頼性」を判断すべきですか？ 

A7. 過去の制作実績だけでなく、「自社の業界や業務フローに対する理解度」を重視してください。 

単にIT技術に詳しいだけでなく、経営課題や現場の悩みに寄り添った提案をしてくれるかを確認します。

メリットだけでなく、あえてデメリットやリスクを提示してくれる会社は、誠実で根拠のある提案をしている可能性が高いです。

また、導入後のサポート体制が具体的に示されているかも重要なチェックポイントになります。

Q8. システムを改善した後、その効果をどうやって測定すればよいですか？ 

A8. 導入前に設定したKPI（重要業績評価指標）の達成度を確認してください。 

例えば「月間の残業時間の削減数」や「入力ミスによる手戻り件数の減少率」など、具体的な数値で比較します。

また、定性的な効果として社内アンケートによる満足度の変化を測定することも有効です。

まとめ｜「使いにくいシステム」から企業のDXを加速させる「使いやすいシステム」へ

本記事では、社内システムが使いにくい原因と改善の進め方について解説しました。

社内システムが使いにくくなる3つの根本原因

• UI/UXデザインの欠如と「開発者目線」の設計
• 業務フローとシステムの「ミスマッチ」
• システムの老朽化と継ぎ足しによる「複雑化」

失敗しない「使いやすい社内システム」構築の進め方

• 現場ユーザーを巻き込んだ「要件定義」の徹底
• デザイン思考を取り入れたUI/UX設計のプロセス
• 導入後の「利用定着化（デジタルアダプション）」支援

システムの課題を放置することは、生産性の低下だけでなく、セキュリティリスクや経営判断の遅れといった深刻な事態を招きます。

自社だけで解決することが難しい場合は、専門家の知見を借り、合理的な根拠を持ってプロジェクトを進める形をお勧めします。

さらに、使いやすい社内システムの外注のリスクや対策について詳しく知りたい方は、こちらの記事を併せてご覧ください。

関連記事：

システム開発を外注に丸投げするのは危険？リスクと対策を徹底解説 – ビュルガーコンサルティング株式会社

まずは現在のシステム利用状況に関する社内アンケートを実施し、現場のリアルな声を知ることから始めてみてはいかがでしょうか。

正しい決断を下すために、メリットとデメリットの両方を提示してくれるプロに相談し、納得のいく改善を進めてください。